대리사무의 수주, 관리, 종료
1. 대리사무의 수주
1.1. 대리사무의 상담 및 접수
(1) 대리사무의 상담
개발사업을 추진하고자 하는 고객(시행사)이 신탁회사에 대하여 대리사무를 의뢰하는 경우 아래의 서류를 징구하여 개발사업에 대한 기본적인 사항을 확인하여야 한다.
① 고객 본인 확인서류
② 부동산현황 확인서류
③ 인허가 관련 서류
(2) 대리사무 업무의 범위
① 적용범위
ⓐ 대리사무업무는 사내 대리사무 업무규정이 정하는 바에 의한다. 다만, 부동산신탁업무와 유사한 대리사무업무는 신탁 관련 규정을 준용할 수 있으며, 민법의 대리에 관한 법률 등 기타 별도로 정한 바가 있거나 대표이사의 승인을 얻은 때에는 그러하지 아니하다.
② 업무범위
ⓐ 부동산의 취득대리사무
ⓑ 부동산의 관리대리사무
ⓒ 부동산의 처분대리사무
ⓓ 부동산의 개발대리사무
ⓔ 부동산의 분양대리사무
ⓕ 부동산의 인·허가 등에 관한 대리사무
ⓖ 부동산의 임대차대리사무
ⓗ 부동산의 정리 또는 청산에 관련된 대리사무
ⓘ 채무의 이행에 관한 대리사무
ⓙ 채권추심에 관한 대리사무
ⓚ 기타 전 각 호에 부수하는 일체의 대리사무
③ 수주금지사항 : 신탁회사는 제반 리스크를 검토하여 다음의 경우에는 수탁하지 아니한다.
ⓐ 탈법 또는 위법행위를 목적으로 하는 대리사무
ⓑ 소송에 계류 중으로 수탁하기 부적합하다고 판단되는 대리사무
ⓒ 사회전반의 관습 등에 반하여 미풍양속을 해칠 우려가 예상되는 대리사무
ⓓ 사해행위가 될 우려가 있는 대리사무
ⓔ 현재 분쟁 중에 있거나 장차 분쟁의 우려가 있어 부적당하다고 판단되는 대리사무
ⓕ 기타 대리사무로서 수탁함이 부적합하다고 판단되는 경우.
1.2. 대리사무의 리스크
신탁회사가 대리사무의 형태로 수행하고 있는 개발사업에 대한 자금관리업무 및 분양관리업무는 신탁에 부수하는 업무로서 본연의 신탁업무에 비해 신탁회사가 부담하는 직접적인 책임이 상대적으로 크지 않다고 볼 수 있다.
그러나 개발사업이 부실화되는 경우 대규모 자금조달의 부실, 분양계약자의 민원 발생, 이해관계자 간의 분쟁 및 소송 등 신탁회사의 공신력과 대외 신인도를 악화시킬 수 있는 리스크가 상존하고 있다.
따라서 개발사업에 대한 자금관리업무 및 분양관리업무를 대리사무로 수주하기 위해서는 해당 개발사업에 대한 사전검토를 면밀히 하여 미래에 발생할 수 있는 리스크를 최소화하여야 한다.
2. 대리사무의 관리
2.1. 체결
(1) 대리사무계약 체결
1) 계약당사자
대리사무의 계약은 기본적으로 '위임'의 법률행위이며 따라서 위임자 및 수임자가 기본 거래 당사자이고, 이외 기타 사업구도 등 필요에 따라서 시공자 및 금융기관 등이 추가되어 계약당사자를 구성한다.
2) 위임자의 행위 능력
위임자는 대리사무를 필요로 하는 자로서 법률상 하자 없는 진실한 권리자라야 하며, 위임바는 필요시 그 권한을 표시하는 증빙서류를 제출하여야 한다.
3) 당자사 표시
대리사무계약서상 계약당사자 표시는 아래 각 호와 같이 기재한다.
□ 시행사 : 위임자 □ 신탁사 : 수임자 □ 시공사 : 시공사 □ 금융기관 : 대주
(2) 대리사무보수
▶ 보수의 산정 및 수취
대리사무보수는 업무의 목적, 재산의 규모, 업무의 범위, 적정 인건비 등을 고려하여 책정하고 기간을 구분하여 수취하여 책정하고 기간을 구분하여 수취하여야 하나, 통상 총 자금관리액에 일정비율(0.3% 내외)을 곱한 금액으로 한다.
2.2. 주요 대리사무업무
(1) 자금관리업무
1) 위탁관리계좌(Escrow Account) 개설
① 신탁사가 대리사무계약을 통해 개발사업에 대한 자금관리업무를 수행하기 위해서는 우선적으로 자금의 입출을 관리하기 위한 은행계과인 위탁관리계좌(E/A)의 개설이 필요하며, 계좌개설 전 본 계약 및 계좌개설 기안을 사전에 득하여야 한다.
② 위탁관리계좌의 개설을 위해서는 다음 사항을 고려하여 대리사무계약서에 그 내용을 명시하거나 시행사와 충분히 협의하여 결정하여야 한다.
ⓐ 계좌명의(예금주명) 결정
가. 위탁관리계좌(E/A)의 명의는 신탁회사의 명의로 개설되도록 한다.
나. 신탁회사 명의로 개설한 경우 일체의 자금관리를 신탁회사가 처리하게 되어 명확한 자금거래내역을 파악하고 관리하기가 용이하며, 위임자의 채권자로부터 자금이 안전하게 보호를 받을 수 있다.
ⓑ 거래인감의 날인방법
가. 위탁관리계좌(E/A)의 거래인감은 신탁회사가 단독날인 하는 경우와 시행사, 시공사 등 이해관계자의 공동날인으로 하는 경우가 있으나, 일반적으로 자금집행의 신속성과 안정성을 고려해 신탁사 단독날인으로 진행하도록 한다.
나. 신탁회사가 단독으로 거래인감을 날인하는 경우 자금의 입출금관리가 용이하고 업무의 신속성 및 효율성을 제고할 수 있다.
다. 이해관계자 간에 거래인감을 공동으로 날인하는 경우 이해관계자 간에 자금집행에 대한 완전한 합의를 이루게 되어 자금관리의 안정성은 확보할 수 있으나, 업무처리의 신속성과 효율성이 떨어지고 이해관계자 간 이해상충으로 인한 공동날인의 지연 등이 있을 수 있다.
2) 자금의 입금
① 위탁관리계좌(E/A)로 입금되는 자금의 종류는 일반적으로 다음과 같다.
ⓐ 분양수입금(청약금, 계약금, 중·잔금, 연체료)
ⓑ 자금운용수익(예금이자 등)
ⓒ 임대수입
ⓓ 부가세환급금
ⓔ 기타 잡수입
3) 자금의 집행
① 자금 집행 증빙자료로서 직불하고자 하는 거래처의 자금집행요청서, 세금계산서, 근거 계약서 사본을 제출토록 하여 자금집행의 근거로 보관한다.
② 자금의 집행요청이 있는 경우 대리사무계약서상의 자금집행순위를 기준으로하되, 사업에 따라 지급 우선순위가 변경될 수 있으므로 자금집행 시에는 반드시 "대리사무계약서"를 확인한 후 집행결정토록 하여야 한다.
③ 아래 각 호의 자금에 대해서는 신탁회사가 단독으로 집행할 수 있도록 대리사무계약서상에 내용을 반영하여야 한다.
ⓐ 소송 및 채권보전조치에 대한 소송대리인 선임비용 및 소송비용
ⓑ 가압류, 가처분 등 채권보전조치에 대한 해방공탁금 등
ⓒ 신탁회사를 제3채무자로 하여 시행사, 시공사, 금융기관의 채권자들이 행한 추심명령 및 전부명령 등의 강제집행에 대한 채무변제 비용
ⓓ 제세공과금
④ 자금의 집행기안 시 사업팀은 ERP상 신탁회계 → 자금관리 → 신탁자금집행기안란에 자금집행내역을 기재 및 증빙서를 첨부한 후 자금집행기안을 상신한다.
⑤ 기안완료 후 자금집행완료기안문을 출력하여 자금집행팀에 전달하여 자금집행을 진행하도록 한다.
(2) 분양관리업무
분양관리업무란 분양계약 체결, 분양대금 수납, 명의변경, 해약, 환불 등 개발사업추진에 따라 발생하게 되는 분양업무 전반을 시행사로부터 위임받아 수행하는 것을 말한다.
현재 일반적으로 분양관리업무는 자금관리업무와 동시에 수행하게 되며, 별도로 분양관리업무를 진행하는 경우는 극히 드물다.
3. 대리사무의 종료
3.1. 대리사무의 종료
자금관리업무, 분양관리업무 등의 대리사무는 다음의 사유가 발생하는 경우 종료할 수 있다. 일반적으로 시행사, 시공사, 대출금융기관 등 이해관계자의 동의를 득하여 종료토록 한다.
1. 대리사무 계약기간이 종료된 경우
2. 대리사무 목적을 달성하였거나 또는 달성하지 못할 사유가 발생한 경우
3.2. 대리사무 종료 시 처리절차
(1) 대리사무 종료사유 발생
(2) 이해관계자의 동의 및 해지요청 접수
① 대리사무 종료사유가 발생한 경우 시행사, 시공사, 대출금융기관 등 개리사무계약과 관련된 이해관계자에게 통지하고 대리사무 종료에 대한 동의를 득하도록 한다.
② 대리사무 종료에 대한 이해관계자의 동의를 득한 경우 시행사로부터 대리사무에 대한 해지요청공문을 접수토록 한다.
(3) 대리사무의 정산
① 대리사무 종료에 대한 이해관계자의 동의를 득한 경우 자금관리 또는 분양관리에 대한 정산을 실시하여야 한다.
② 자금관리업무의 경우 자금수지 수입·지출의 세부내역 등을 파악하고 위탁관리계좌(E/A)의 입출내역 및 잔액과 일치하는지 여부를 최종적으로 확인하여야 한다.
(4) 정산합의서 작성
① 자금관리 및 분양관리에 대한 정산결과 시행사 및 기타 이해관계자에게 통지하고 정산결과에 이의가 있는 경우 협의를 통해 조정하도록 한다.
② 정산내용에 대한 이의가 없을 때에는 시행사와 정산내용에 대한 정산합의서를 작성한다.
(5) 위탁관리계좌(E/A) 해지
대리사무 해지에 대한 품의가 완료되면 위탁관리계좌(E/A)를 해지하기 위하여 해당 금융기관에 방문하여 계좌를 해지한다. 단, 계좌에 대한 이자소득 원천징수 후 계좌를 해지하여야 한다.