[관리신탁]단계별 세부업무-(3)신탁기간 중 사무처리

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단계별 세부업무-(3) 신탁기간 중 사무처리

 

1. 일반관리사무

1.1. 신탁계약의 변경

신탁계약의 변경 시 변경계약서를 작성하여 변경등기를 신청하는바, 변경계약 체결 승인 품의 및 변경등기 신청에 관한 절차는 신규 신탁계약 체결 및 신탁등기와 동일한 처리절차를 진행한다.

 

2. 임대차 관리업무

2.1. 기존 임대차계약의 승계

1. 기 파악된 임차인과 임대차계약 승계계약을 체결함을 원칙으로 하나, 상가임대차보호법에 따라 별도의 승계계약을 체결하지 않아도 임대인 지위는 승계된다.

2. 승계계약 체결 시에는 신탁종료 시 임대인의 지위가 자동으로 위탁자 또는 수익자에게 승계된다는 특약을 명시하도록 한다. 이 또한, 상가임 대차보호법에 따라 별도의 특약을 하지 않아도 신탁종료 및 위탁자 또는 수익자 앞으로 소유권이전 시 위탁자 또는 수익자에게 임대인의 지위가 승계된다.

 

 

2.2. 임대차계약의 갱신계약 체결

신탁기간 중 주변 임대시세를 반영하여 임대차계약을 갱신하여야 하며, 임대보증금 증액 및 감소 시 이를 정산한다.

 

2.3. 월임차료, 관리비 등 연체관리

 

2.4. 임대차계약 종료 전 중도해지 임차인 처리방안

1. 임대차계약 종료 전 중도해지를 요청받은 경우 즉시 대체임차인 모집을 개시한다.

2. 중도해지 예정일을 기산일로 한 월임차료 및 관리비, 주차비 등을 정산한다.

3. 임대보증금은 퇴거 확인 및 원상복구 미이행 여부 확인 후 지급하고, 원상복구가 미이행된 경우에는 일정 금액의 지급을 유보한다.

 

3. 건물관리업무

3.1. 건물관리방식

신탁회사가 갑종관리신탁을 수행하는 경우 위탁관리를 원칙으로 한다. 이는 개별 건물관리업무 수행에 따른 업무 과중을 방지하고 전문 관리업체를 통해 관리하게 함으로써 관리 전문성 및 효율성을 유지한다.

 

3.2. 위탁관리업체 선정

1. 해당 업체로부터 건물관리계획을 제출받아, 관리비 적정성, 관리능력 등을 감안하여 업체를 선정한다.

2. 위탁관리업체 평가 항목은 아래 각 호와 같다.

  ① 용역비 : 설비관리, 경비관리, 미화관리

  ② 관리능력 : 관리숙련도, 인지도, 신뢰성실도, 경영능력, 자격기술 취득 여부 등

  ③ 실사

      ⓐ 각종 일지 작성 및 비치 상태

      ⓑ 설비 관련 상태, 건물내부 관련 상태

      ⓒ 건물외부 관련 상태, 근무적격자 배치 여부

      ⓓ 근무자 복장 상태 및 근무 상태, 비상열쇠 관리 상태

3. 제출자료

   ① 에너지절감계획 및 타당성

   ② 용역계약서 상의 책임 한계

   ③ 제출 자료의 작성 상의 성실도

 

3.3. 하자보수 이행

1. 하자발생 부분에 대하여는 시공사가 하자보수 보증기간의 도래  전에 조치될 수 있도록 내용증명 우편으로 처리한다.

2. 시공사가 하자보수 기한 내 하자보수를 완료하지 못할 것으로 판단되는 경우 하자이행보증금을 귀속시키거나, 하자이행보증서 발급기관에 대하여 하자이행 보증금 청구절차를 진행한다.

 

3.4. 화재보험계약 갱신

신탁기간 중 화재보험기간이 만료된 경우 계약기간의 연장 등을 조치한다.

 

3.5. 설비점검

겨울철 화재 및 동파 등 재해에 대비, 설비 등을 위탁관리업체가 점검토록 하고, 지적 개선사항 등 결과를 보고토록 조치한다.

 

[참고 : 건물관리 계획]

구분	항목	세부 내용
일반 관리	계약	관리신탁계약
		위탁관리용역계약(설비, 청소, 경비, 주차, 방영)
		세부영역 관리계약  - 오물수거  - 건물화재보험  - E/V, Car Life, Tower parking  - 공증위생측정
		기타관리계획  - 조경, 저수조 청소, 전기·설비 자재납품 등
	관리사무소 개설준비	조직구성
		관리요원(책임자, 경비, 시설, 청소 등) 선발 및 투입  - 필수요원 투입시기 조절(관리비 절감)
		후방시설배치계획  - 관리사무소, 청소원대기실, 방재실, 전기설비기사대기실, 안내DESK, 공구창고, 자재창고 등
		집기 및 비품투입계획  - 책상, 의자, 락카, 사무용품, 소모품, 전화 등
		공구구입계획  - 설비, 전기, 건축 관련 작업공구 일체
		피복구입계획  - 색상, 디자인 등
		각종 일지의 준비  - 기관, 전기, 경비, 주차, 소방일지 등
	관리예산	입주 전 관리예산 편성  - 공구비품 집기구입, 간판, 초소, 각종 인쇄비 등
		연간 관리예산 편성  - 위탁수수료, 수도광열비, 일반관리비, 수선유지비 등
	관리비	관리비 고지일, 납부일 및 납입방법(은행 등)의 결정
		연체료율, 공실관리비 부담주체 결정
		관리 선수금액 및 납입방법 확정
		입주기간의 지정 및 관리비 고지 개시일 결정
		관리비 고지 면적(전용 및 공용면적)의 검토

구분	항목	세부 내용
시설 관리	인·허가증 인수	교통영향평가서, 소방검사서, 준공검사서, 정화조설치허가서, 검사대상기기 설치 허가서, 위험물 설치허가서, 전기수용신청 및 사용전검사증, 공공하수도 사용신청 및 사용개시신고증, 소방시설준공계, 교환대설치승인 및 준공계, 예술장식품 설치확인 및 가격인정서, 지하수시험성적서 및 사용신고서, 변압기시험성적서, 가스시설설치완공검사서 등
	법정건물 관리관련 자격자 선임	전기안전관리사(전기기사2급), 전기안전관리원(전기기능사2급), 검사대상기기조종자(열관리기능사2급), 가스안전관리자 선임(고압가스, 기계, 화학취급기능사), 방화관리자(소방설비기사)
	시간별 시설관리 계획수립	업무시간, 휴무일의 차이에 따른 층별 냉난방계획 수립
		업무시간, 휴무일의 차이에 따른 경비, 주차, 출입문 시간 게획 수립
		업무시간, 휴무일의 차이에 따른 출입동선계획 수립
	건축시설 현황정리	공종별 공사 시공업자 파악(업체명, 전화번호, 담당자)
		건축, 각종 설비 관련 제반 현황 정리
		설계도면, 준공도면의 인수
		각종 메뉴얼 및 잔여자재 인수
	하자 및 시설점검	공정별 하자 만료기간 확인정리
		설계대비 시공 상태 확인
		하자 및 잔손보기 구분
		설계 누락 및 보완사항 등 추가공사부분 파악
		각종 기기의 시운전
청소 관리	준공청소	업체파악 및 감독
	용역업자 유의사항 주지, 확인	※ 외부유리, 외벽청소, 바닥 광택작업 청소자재(화장지, 쓰레기봉투, 왁스 등), 출입구 깔판, 폭설 및 강우 시 대책, 미화원 근무시간, 휴일근무계획, 쓰레기처리 방법 등
경비, 주차 관리	주차관리	유료주차장 신고
		방문객주차, 정기주차, 확인주차 등 주차방법 및 주차요금 관리규정 제정
		Car Life, Tower parking 사용방법 교육 및 응급처치방법
		유지보수 계약체결
		주차일지 스티커, 주차권 등 준비
		고정주차 배정
	경비관리	주야순찰, 휴무 근무, key관리 등 수립
		현관접객, 입주자명단 파악

 

4. 자금관리 및 세무업무

4.1. 신탁계좌 개설

1. 신탁대상 부동산과의 접근성 및 취급 편의성 등을 감안하여 개설은행을 선택한다.

2. 월임차료, 관리비, 주차비 관리 통장은 별도로 개설하여 자금 간 혼동이 발생되지 않도록 한다.

 

4.2. 세무업무

1. 납세관리인 통보

   지방세법의 관련조항에 의거 신탁등기 완료 후 납세관리인을 지정 통보한다.

2. 자문세무사 선정

   ① 기장 및 세무용역을 담당하는 세무사를 선정, 세금 신고 및 기장업무를 위임한다.

   ② 자문세무사는 위탁자의 추천 또는 신탁회사가 지정하여 선정하되, 항상 긴밀한 업무협조 체계를 구축하여 원활한 업무수행을 도모한다.

   ③ 세무사 용역보수는 위탁자와 협의하여 위탁자 부담 지급 또는 신탁재산에서 지급한다.

 

4.3. 결산 및 수지계산서 통보

1. 신탁계정의 결산자료를 통보하여 위탁자 또는 수익자가 통합하여 결산토록 조치한다.

2. 위탁자와 회계처리 내역의 통보일정 및 범위에 대하여 신탁계약 후 협의하여 긴밀한 업무협조 체계를 구축하되, 보고 회수를 너무 많게 하는 것은 업무과다 요인이 될 수 있으므로 매분기별 또는 반기별 보고로 협의한다.

3. 매년말 수지 계산서를 통보하고 신탁이익금 교부에 관하여 협의 처리한다.

 

5. 신탁종료 및 인계인수

5.1. 신탁종료

1. 관리신탁은 신탁계약기간의 만료 또는 신탁목적 달성 시 종료되며, 기타 신탁목적 달성이 불가능하다고 판단하여 중도해지 하는 경우 종료된다.

2. 관리신탁을 해지하는 경우 위탁자 또는 수익자로부터 신탁계약해지 신청서를 접수받아 아래 각 호의 사항을 신중히 조사하여 그 사유가 인정되는 경우 해지 절차를 이행한다.

  ① 신청인의 정당 여부

  ② 신청사유가 부득이한 것인지 또는 신청사유에 하자 있는지의 여부

  ③ 신탁계약이 정하는 바에 저촉되는지의 여부

  ④ 신탁계약 해지로 인하여 신탁회사가 받을 수 있는 모든 영향

3. 신탁종료에 따른 신탁등기 해지를 위해 필요한 서류는 아래 각 호와 같다.

  ① 신탁해지증서

  ② 등기권리증

  ③ 등기위임장

  ④ 신탁회사 인감증명서 및 법인등기부등본

4. 신탁보수는 선납을 원칙으로 하므로, 기간 경과분에 대하여 계약에 정한 바에 따라 정산하고, 중도해지 되는 경우에는 중도해지 수수료를 수납토록 한다.

 

5.2. 인계인수

1. 최종수지계산서를 작성하여 수익자에게 교부하여 수익자의 확인을 구한다.

2. 수익자가 최종수지계산서에 대하여 확인을 한 이후에는 아래 각 호의 절차에 따라 인계인수를 실행한다.

  ① 인계인수 내역 작성

  ② 인계사무 관련 예치금 산정 및 보관 : 인계인수 이후 신탁회사 명의로 부과될 수 있는 지출항목에 대비하여 신탁재산 교부 전 일정금액 지급 유보

  ③ 현황 인계

     ⓐ 보관 금전, 예금통장, 등기권리증, 임대차계약서 원본

     ⓑ 임대사무 관리현황, 월임차료 및 관리비 등 연체 현황, 미지급채무 현황

  ④ 채권, 채무 승계 : 관리기간 동안 부득이 발생된 채권, 채무 관계를 위탁자 또는 수익자에게 승계

  ⑤ 신탁종료 통보 : 임차인 또는 채권자 등 이해관계인에게 신탁종료 통보

  ⑥ 관련 서류 및 장부 등 정리